Creació nou exercici 2018 en Praxis i Xpunt

Introducció i consells

Llegeixi atentament les instruccions abans de fer cap canvi.
Les dades i imatges que apareixen en aquesta guia són fictícies. La vostra configuració pot tindre numeracions diferents.

No segueixi al peu de la lletra les instruccions, adapti-les a la seva configuració.

Els canvis de numeració els ha de fer una persona responsable i que disposi dels permisos adequats per poder accedir a les opcions indicades per totes les empreses.
Aquest document intenta ser una petita guia pel canvi de numeracions que s’ha de fer cada any.

ATENCIÓ:

Addicionalment en l’actualització, els usuaris sense permís per canviar d’exercici entraran automàticament al 2018 un cop configurat.
Si no s’actualitza s’haurà d’entrar PC per PC amb una operador amb suficients permisos per poder canviar d’exercici a la comptabilitat i situar-se en l’exercici corresponent al nou any.

CREACIÓ EXERCICI FINANCER
Creació d’exercici i generació de les bases de dades del nou exercici

MENÚ: / FINANCERO / FIN DE EJERCICIO / Creación de ejercicio

 

 

 

1. Origen: Posar l’exercici origen (2017 en aquest cas)
2. Destino: Posar l’exercici nou (2018 en aquest cas)
3. Prémer el botó: [Crear exercici]

Això crearà la base de dades del nou exercici 2018 per a la empresa seleccionada.

Traspàs del pla de comptes

 

Prémer el botó: [Acceptar] Traspassarà tot el pla comptable al nou exercici.

A l’acabar el procés prémer el botó: [Cancel•lar] Tornarem a la finestra de Crear exercici.

Traspàs de saldos

 

Marcar a Origen l’exercici 2017 i a Destí l’exercici 2018
Des de compte: [1] Fins a compte: [599] D’aquesta manera els comptes d’explotació (Grup 6 i 7) quedaran a saldo inicial 0 en el nou exercici.
Prémer sobre el botó [Traspàs Saldos]. Aquest procés incorpora els saldos finals de l’exercici 2017 como a inicials del 2018.
Es pot realitzar tantes vegades com sigui necessari, cada cop que s’hagin realitzat canvis en el exercici anterior.

Canvi d’exercici

Per a treballar en un o altre exercici.

MENÚ: / GENERAL / Cambio de empresa

COMERCIAL

AVÍS:
Prèviament s’haurà d’haver creat el nou exercici FINANCER. També, s’ha d’estar configurat en en aquest exercici, això ho sabrem mirant el títol de l’aplicació.

Configuració general

Per modificar diversos aspectes del funcionament intern del programa cal canviar a Comercial/Arxiu/Configuració, l’exercici de treball.

AVÍS:

Tal com s’indica en aquest formulari, caldrà que tots els usuaris reiniciïn el programa per estar adequadament configurats al nou exercici. Aquesta configuració s’ha de fer un sol cop per cada un dels centres.

>Numeració d’albarans
La numeració d’albarans i factures de comptat es controla des de l’opció Comercial/Varis/Tipus d’Albarà. En aquesta finestra podem establir la numeració dels albarans, factures de comptat, especial i tiquets per cada un dels exercicis que desitgem, de manera que segons l’any al que estem configurats, el programa utilitzarà la numeració corresponent, podent realitzar albarans d’exercicis anteriors conjuntament amb albarans del exercici actual.

Per tal que al canvi d’any les numeracions tornin a començar des d‘1, hem d’afegir la línia de l’any corresponent.
El camp EJE ens informa de l’any i ha d’estar indicat en 4 dígits.
Podem donar d’alta les numeracions per tants anys com vulguem, tal i com es mostra en el següent exemple.

AVÍS:

Aquest procés l’hem de fer per tots els tipus de document que tinguem i per tots els magatzems que tinguem.

Numeració de factures de crèdit

Per modificar les numeracions de les factures de crèdit ho hem de fer des de l’opció COMERCIAL/ VARIS/ TIPOS FACTURA.

Addicionalment sempre podrem modificar la numeració de factures de crèdit des de la pantalla Utilitats de facturació habitual just abans de fer la primera facturació del nou any.

AVÍS

És recomanable que abans de la primera facturació del nou any, el dia 15 o 31 de gener es revisi la numeració de les factures de crèdit per evitar possibles confusions.

Numeració d’altres documents
La numeració de comandes de client i proveïdor, ofertes i altres documents del programa es gestionen des de Comercial/Arxiu/Bases.

Per defecte, els camps Empresa, Exercici i Centre estan plens amb la configuració actual.

El camp Empresa no es pot canviar, si hem de canviar les numeracions per una altra empresa, primer ens hem de canviar d’empresa.

Canviem el camp Exercici i Centre per l’any que volem crear les numeracions i el centre corresponent i modifiquem les numeracions segons la nostra configuració.

El programa, al detectar que les numeracions per l’exercici indicat no existeixen les crea automàticament en base a l’exercici anterior i mostra aquest avís.

De totes maneres, les numeracions SEMPRE s’han de revisar per tal d’assegurar que no hi haurà coincidències amb anys anteriors.

AVÍS:
Si no tenim l’any indicat a la sèrie del document corresponent MAI hem de posar el comptador a 1, ja que el número de document resultant per cada any serà el mateix i podrem tenir conflictes de numeracions i funcionaments anòmals del sistema.

El número total de dígits dels documents, en cap cas ha de superar el màxim de 9 dígits.
Un exemple per a les comandes de proveïdor vàlid seria V08 a la sèrie i 1 al número ja que el número resultant serà V08000001.

Aquí tenim un exemple.

Notes sobre inventari i estoc

Xpunt/Praxis no té cap tipus de tancament a nivell de magatzem de manera que es pot continuar treballant amb normalitat sense haver de tenir en compte cap situació especial.

Què passarà el dia 2 de gener?

El dia 2 de gener, detectarà que l’exercici actual no coincideix amb el del programa i mostrarà un avís.

L’operador en aquest moment i abans de seguir ha de canviar la configuració de tots els centres a l’exercici corresponent. Guardar la modificació, sortir del programa, tornar a entrar i comprovar que ara si, el programa ja està al nou any

AVÍS:

El primer operador que es trobi en aquesta situació HA DE TENIR PERMÍS per poder fer el canvi d’exercici de treball per cada centre, si no el canvi NO es realitzarà i pot provocar funcionaments anòmals.

AVÍS:
Us heu d’assegurar que realment el programa HA CANVIAT D’EXERCICI un cop guardada la nova configuració.
Reviseu que el títol de la aplicació està indicat l’any 2018.

Això ho podrà fer amb l’opció COMERCIAL/ ARXIU/ CONFIGURACIÓ.
S’ha de canviar el camp Exercici de treball per l’any corresponent amb format de 2 dígits. Tal i com es mostra en la següent imatge.