Creación nuevo ejercicio 2020 en Praxis o en Xpunt

Introducción y consejos

Lea atentamente las instrucciones antes de hacer ningún cambio.
Los datos e imágenes que aparecen en esta guía son ficticias. La configuración puede tener numeraciones diferentes.
No siga al pie de la letra las instrucciones, adapte a su configuración.
Los cambios de numeración los debe hacer una persona responsable y que disponga de los permisos adecuados para poder acceder a las opciones indicadas para todas las empresas.
Este documento intenta ser una pequeña guía por el cambio de numeraciones que debe hacerse cada año.
ATENCIÓN:

Adicionalmente en la actualización, los usuarios sin permiso para cambiar de ejercicio entrarán automáticamente 2020 una vez configurado.
Si no se actualiza deberá entrar PC para PC con una operador con suficientes permisos para poder cambiar de ejercicio en la contabilidad y situarse en el ejercicio correspondiente al nuevo año.

CREACIÓN EJERCICIO FINANCIERO

Creación del ejercicio y generación de las bases de datos del nuevo ejercicio.

MENÚ: FINANCERO > FIN DE EJERCICIO > Creación de ejercicio

1. Origen  : Poner el ejercicio origen (2.019 en este caso)
2. Destino: Poner el ejercicio nuevo  (2020 en este caso)
3. Pulsar el botón: [Crear ejercicio] Esto creará la base de datos del nuevo ejercicio 2020 para la empresa seleccionada.

Traspaso del plan de cuentas

Pulsar el botón: [Aceptar] Traspasará todo el plan contable al nuevo ejercicio.

Al terminar el proceso pulsar el botón: [Cancelar] Volveremos a la ventana de Crear ejercicio.

Traspaso de saldos

Marcar en Origen del ejercicio 2019 y en Destino el ejercicio 2020

Desde cuenta: [1] Hasta cuenta: [599] De esta manera las cuentas de explotación (Grupo 6 y 7) quedarán a saldo inicial 0 en el nuevo ejercicio.
Pulsar sobre el botón [Traspaso Saldos]. Este proceso incorpora los saldos finales del ejercicio 2,019 como a iniciales de 2020.
Se puede realizar tantas veces como sea necesario, cada vez que se hayan realizado cambios en el ejercicio anterior.

Cambio de ejercicio

Para trabajar en uno o en otro ejercicio.

MENÚ: GENERAL > Cambio de empresa

COMERCIAL

AVÍSO:

Previamente se deberá haber creado el nuevo ejercicio FINANCIERO. También, se debe estar en este ejercicio, esto lo sabremos mirando el título de la aplicación.

Configuración general

Para modificar diversos aspectos del funcionamiento interno del programa hay que cambiar, en COMERCIAL > ARCHIVO > Configuración, el ejercicio de trabajo.

AVÍSO:

Tal como se indica en este formulario, será necesario que todos los usuarios reinicien el programa para estar adecuadamente configurados al nuevo ejercicio. Esta configuración se debe hacer una sola vez para cada uno de los centros.

Numeración de albaranes

La numeración de albaranes y facturas de contado se controla desde la opción COMERCIAL> VARIOS> FACTURACIÓN Y BASES> Tipos de Albarán. En esta ventana podemos establecer la numeración de los albaranes, facturas de contado y tickets para cada uno de los ejercicios que deseemos, por lo que según el año en el que estemos, el programa utilizará la numeración correspondiente, pudiendo realizar albaranes de ejercicios anteriores conjuntamente con albaranes del ejercicio actual.

Para que el cambio de año las numeraciones vuelvan a empezar desde el número 1, tenemos que añadir la línea del año correspondiente.
El campo EJE nos informa del año y debe estar indicado en 4 dígitos.
Podemos dar de alta las numeraciones por tantos años como queramos, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

AVÍSO:

Este proceso lo tenemos que hacer para todos los tipos de documento que tengamos y para todos los almacenes/centros que tengamos.

Numeración de facturas de crédito

Para modificar las numeraciones de las facturas de crédito debemos hacerlo desde la opción COMERCIAL> VARIOS> FACTURACIÓN Y BASES> Tipos de Factura.

Adicionalmente, siempre podremos modificar la numeración de facturas de crédito desde la pantalla COMERCIAL > Utilidades Facturación > Numeración de facturas justo antes de hacer la primera facturación del nuevo año.

 

AVÍSO

Es recomendable que antes de la primera facturación del nuevo año, el día 15 o 31 de enero se revise la numeración de las facturas de crédito para evitar posibles confusiones.

Numeración de otros documentos

La numeración de pedidos de cliente y proveedor, ofertas y otros documentos del programa se gestionan desde COMERCIAL > ARCHIVO > Bases.
Por defecto, los campos Empresa, Ejercicio y Centro están llenos con la configuración actual.
El campo Empresa no se puede cambiar, si tenemos que cambiar las numeraciones de otra empresa, primero hay que cambiar de empresa.
Cambiamos el campo Ejercicio y Centro para el año que queremos crear las numeraciones y el centro correspondiente y modificamos las numeraciones según nuestra configuración.
El programa, al detectar que las numeraciones para el ejercicio indicado no existen las crea automáticamente en base al ejercicio anterior y muestra este aviso.

 

De todos modos, las numeraciones SIEMPRE deben revisarse para asegurarse  que no habrá coincidencias con años anteriores.
AVISO:
Si en la serie del documento no incluye el año correspondiente NUNCA debemos poner el contador a 1, ya que el número de documento resultante para cada año será el mismo y podremos tener conflictos de numeraciones y funcionamientos anómalos del sistema.
El número total de dígitos de los documentos, en ningún caso debe superar el máximo de 9 dígitos.
Un ejemplo para los pedidos de proveedor válido sería CP20 a la serie y 1 al número ya que el número resultante será CP2000001.
Aquí tenemos un ejemplo.

Notas sobre inventario i estoc

Praxis / Xpunt no tiene ningún tipo de cierre a nivel de almacén de manera que se puede continuar trabajando con normalidad sin tener que tener en cuenta ninguna situación especial.
¿Qué pasará el día 2 de enero?
El día 2 de enero, detectará que el ejercicio actual no coincide con el del programa y mostrará un aviso.
El operador en este momento y antes de seguir debe cambiar la configuración de todos los centros en el ejercicio correspondiente. Guardar la modificación, salir del programa, volver a entrar y comprobar que ahora si, el programa ya está en el nuevo año

AVISO:

El primer operador que se encuentre en esta situación DEBE TENER PERMISO para poder hacer el cambio de ejercicio de trabajo por cada centro, si no el cambio NO se realizará y puede provocar funcionamientos anómalos.
AVISO:
Debe asegurarse que realmente el programa HA CAMBIADO DE EJERCICIO una vez guardada la nueva configuración.
Revise que el título de la aplicación está indicado el año 2020.
Esto lo podrá hacer con la opción COMERCIAL> ARCHIVO> CONFIGURACIÓN.
Hay que cambiar el campo Ejercicio de trabajo para el año correspondiente con formato de 2 dígitos. Tal y como se muestra en la siguiente imagen.