«Tengo copia» es una de las frases más peligrosas en una empresa, porque casi nunca se comprueba qué significa exactamente. ¿Dónde está? ¿Se puede restaurar? ¿Sobreviviría a un incendio, a un robo o a un ataque de ransomware? La regla 3-2-1 es la pauta más sencilla y más probada para responder que sí. Te explicamos cómo funciona y cómo aplicarla en una pyme.
En qué consiste la regla 3-2-1
Son tres números fáciles de recordar:
La lógica es evitar que un único problema se lleve por delante tus datos y tus copias a la vez. Un disco externo siempre enchufado al servidor, por ejemplo, no cumple la regla: comparte lugar, corriente y red con el original.
La variante actual: 3-2-1-1-0
Con el ransomware, la regla original se ha quedado corta, porque los atacantes buscan y cifran también las copias accesibles desde la red. Por eso se habla de 3-2-1-1-0:
| Cifra | Significa | Para qué sirve |
|---|---|---|
| 3 | Tres copias de los datos | Redundancia |
| 2 | Dos soportes diferentes | No depender de una sola tecnología |
| 1 | Una copia fuera de la oficina | Resistir desastres físicos |
| 1 | Una copia inmutable o desconectada («offline») | Que no se pueda cifrar ni borrar, ni siquiera con credenciales robadas |
| 0 | Cero errores en las pruebas de restauración | Saber que la copia funciona de verdad |
La copia inmutable es la que, una vez escrita, no se puede modificar ni borrar durante un periodo definido. Es tu seguro frente al ransomware. Más contexto sobre este tipo de ataques en nuestra guía para proteger tu empresa del ransomware.
RPO y RTO: dos siglas que conviene entender
Antes de elegir herramientas hay que decidir dos cosas, y se pueden explicar sin tecnicismos:
Cada empresa tiene necesidades distintas. Un despacho profesional quizá tolere una mañana sin sistema; una tienda o una industria con facturación continua, probablemente no. Con estas dos respuestas se diseña la frecuencia de las copias y dónde guardarlas.
Qué copiar en una empresa
| Qué | Por qué | Ejemplo de enfoque |
|---|---|---|
| Servidores y máquinas virtuales | Contienen aplicaciones, configuración y archivos compartidos | Copia de imagen en NAS local + réplica en la nube |
| Base de datos del ERP | Es el corazón de la facturación y la contabilidad | Copias frecuentes de la base de datos, con versiones y prueba de restauración |
| Archivos compartidos y documentos | Contratos, proyectos, documentación | Copia diaria con histórico de versiones |
| Correo, OneDrive y SharePoint (Microsoft 365) | Información crítica que no está a salvo de errores solo por estar en la nube | Copia independiente del propio Microsoft 365 |
| Portátiles y puestos de trabajo clave | Pueden contener datos que no están en el servidor | Copia de carpetas de usuario o política de guardar todo en servidor/nube |
En CSI hacemos esto con copias de seguridad que incluyen servidores, bases de datos de Praxis y de otros programas, y Microsoft 365, con copia local y en la nube.
Microsoft 365 y la sincronización no son una copia
Es uno de los malentendidos más comunes. Que tus archivos estén en OneDrive, SharePoint o Google Drive significa que están sincronizados, no copiados:
Por eso conviene tener una copia independiente de correo, OneDrive y SharePoint. Te contamos cómo trabajamos con la nube en nuestro servicio de cloud y Microsoft 365.
Actualizaciones, antivirus, copias y soporte en remoto, con un solo interlocutor.
Cómo evitar problemas con tus copias
- Haz inventario de lo que hay que copiar: servidores, ERP, correo, archivos y portátiles. Lo que no está en la lista no está protegido.
- Define tu RPO y tu RTO: cuántas horas de datos y cuánto tiempo parado puedes asumir.
- Aplica 3-2-1: al menos una copia local en un soporte distinto y una copia fuera de la oficina.
- Añade una copia inmutable o desconectada, inaccesible con las credenciales de uso diario.
- Automatiza y vigila: las copias manuales se olvidan. Debe llegar un aviso si una copia falla.
- Prueba la restauración con calendario: como mínimo, restaurar archivos concretos cada trimestre y una recuperación completa de un servidor una vez al año, o tras cualquier cambio importante.
Errores habituales en las copias de seguridad
- Un único disco externo siempre conectado al servidor: se cifra o se estropea junto con todo lo demás.
- Confundir sincronización con copia, en OneDrive, SharePoint o carpetas compartidas.
- No probar nunca la restauración: una copia sin probar es solo una esperanza.
- No revisar los avisos: copias que fallan durante semanas sin que nadie lo sepa.
- Olvidar la base de datos del ERP y copiar solo carpetas de archivos.
- Guardar la copia en la misma sala o edificio que el servidor.
Un ejemplo para una pequeña empresa
| Copia | Dónde | Frecuencia | Cumple |
|---|---|---|---|
| Datos originales | Servidor de la oficina | En uso continuo | Copia 1 |
| Copia local | NAS en la oficina (soporte distinto) | Cada noche, y la base de datos del ERP con más frecuencia | Copia 2 · Soporte 2 |
| Copia en la nube | Almacenamiento externo, fuera de las oficinas | Cada noche | Copia 3 · Fuera de la oficina |
| Copia inmutable | Nube con bloqueo de borrado o copia aislada de la red | Diaria o semanal | La «1» extra del 3-2-1-1-0 |
| Microsoft 365 | Copia independiente del propio servicio | Diaria | Correo, OneDrive y SharePoint |
Es solo un ejemplo: los tamaños de datos, las frecuencias y los plazos de conservación dependen de cada negocio. Y tener este esquema también ayuda a responder a las exigencias de seguridad de los clientes, como vemos en NIS2 y pymes.
Preguntas frecuentes sobre la regla 3-2-1
¿Qué es la regla 3-2-1?
Mantener tres copias de los datos, en dos tipos de soporte distintos, con una copia fuera de la oficina.
¿Qué es la regla 3-2-1-1-0?
Una ampliación de la regla: se añade una copia inmutable o desconectada de la red, y se exige cero errores al comprobar las restauraciones.
¿Cada cuánto debo probar las restauraciones?
Como pauta razonable, restaurar archivos de prueba con frecuencia (por ejemplo, cada trimestre) y hacer una recuperación completa de un sistema al menos una vez al año o después de cambios importantes.
¿OneDrive o SharePoint ya son una copia de seguridad?
No por sí solos. Sincronizan y guardan versiones durante un tiempo limitado, pero un borrado o un cifrado se replica. Conviene una copia independiente.
¿La copia en la nube es suficiente?
Es una buena pieza, pero sola no cumple 3-2-1: falta una copia local y rapidez de recuperación. Además, debe estar protegida frente a borrados y con credenciales separadas.
¿Cada cuánto debo hacer la copia?
Depende de cuántos datos puedes permitirte perder (RPO). Muchas pymes copian cada noche y ciertos sistemas, como la base de datos del ERP, con más frecuencia.
CSI se encarga de tus copias
CSI lleva desde 1988 cuidando de los datos de más de 1.000 clientes. Diseñamos tus copias de seguridad locales y en la nube, las vigilamos y probamos su recuperación, dentro de un servicio de soporte y mantenimiento preventivo con respuesta en remoto en un máximo de 4 horas. Completa tu protección con nuestra ciberseguridad y consulta todos los servicios IT, o pide una revisión de tus copias.
Artículo informativo actualizado a octubre de 2026. Las pautas de frecuencia son orientativas y deben adaptarse a cada empresa.