Microsoft 365 és molt més que Word i Excel: és el correu professional, Teams, l'emmagatzematge al núvol i, segons el pla, la seguretat i la gestió dels dispositius de tota l'empresa. Per a pimes hi ha tres plans principals, Business Basic, Standard i Premium, i triar bé evita pagar de més o quedar-te curt. T'expliquem què inclou cadascun i quin sol encaixar segons la teva empresa.
Què és Microsoft 365 per a empreses
És una subscripció per usuari que reuneix en un mateix servei les eines de treball diàries d'una empresa: correu amb el teu propi domini (Exchange Online), videoconferències i xat (Teams), arxius compartits (OneDrive i SharePoint) i les aplicacions d'Office. Tot s'administra des d'un únic tauler i les dades són al núvol de Microsoft, accessibles des de qualsevol lloc.
Els plans Business estan pensats per a pimes i admeten fins a 300 usuaris. Per sobre d'aquesta xifra cal passar als plans Enterprise. A més, els plans es poden barrejar per usuari: no cal que tota l'empresa tingui el mateix.
Els tres plans, d'un cop d'ull
Comparativa de Business Basic, Standard i Premium
| Business Basic | Business Standard | Business Premium | |
|---|---|---|---|
| Correu amb Exchange i domini propi | Sí | Sí | Sí |
| Teams (xat, reunions, trucades) | Sí | Sí | Sí |
| OneDrive (1 TB per usuari) i SharePoint | Sí | Sí | Sí |
| Office en web i mòbil | Sí | Sí | Sí |
| Office d'escriptori (Word, Excel, Outlook…) | No | Sí | Sí |
| Gestió de dispositius (Intune) | No | No | Sí |
| Defender for Business (protecció d'equips) | No | No | Sí |
| Entra ID P1 i accés condicional | No | No | Sí |
| Usuaris màxims | 300 | 300 | 300 |
Els preus i les condicions canvien amb el temps i varien segons el tipus de facturació, així que convé consultar-los sempre en el moment de contractar. Tampoc donem aquí xifres d'emmagatzematge de bústies o de SharePoint, perquè Microsoft les ajusta.
Quin pla triar segons la teva empresa
Business Basic funciona bé per a empleats que només necessiten correu, Teams i treballar amb documents al navegador: personal de magatzem, botiga o taller que fa servir un ordinador compartit. Business Standard és l'opció habitual per a qui treballa amb documents i fulls de càlcul cada dia i vol les aplicacions completes al seu ordinador, sense els límits de la versió web.
Business Premium és el que recomanem quan l'empresa gestiona informació sensible, té teletreball o dispositius personals, o vol controlar qui accedeix a què i des d'on. Inclou la gestió de dispositius amb Intune, la protecció d'equips amb Defender for Business i l'accés condicional d'Entra ID P1. Per a moltes pimes és el pla que substitueix una suma d'eines de seguretat soltes.
I com que els plans es poden combinar, el més habitual és una barreja: Premium per a direcció i administració, Standard per a qui treballa amb documents i Basic per a perfils més senzills.
Migrar a Microsoft 365 sense aturar la feina
El pas més delicat és passar el correu, el calendari i els arxius al nou entorn. Una migració ben feta inclou:
- Un estudi previ: quantes bústies hi ha, quin volum de dades, quins programes es connecten al correu.
- La configuració del domini i del correu, perquè no es perdin missatges durant el canvi.
- El traspàs de bústies, contactes, calendaris i carpetes, normalment fora de l'horari laboral.
- La migració dels arxius del servidor a OneDrive o SharePoint, amb els permisos ben definits.
- La formació bàsica de l'equip i un període de suport reforçat els primers dies.
A CSI fem aquestes migracions i deixem l'entorn configurat i segur; pots veure el servei de Cloud i Microsoft 365.
Seguretat bàsica: activa l'autenticació multifactor
El correu i els arxius al núvol són un objectiu habitual dels atacs: una contrasenya robada pot bastar per entrar-hi. La mesura més eficaç i senzilla és l'autenticació multifactor (MFA): a més de la contrasenya, es demana una segona comprovació, per exemple una aprovació al mòbil.
Més sobre com protegir-nos a ciberseguretat per a empreses.
Actualitzacions, antivirus, còpies i suport en remot, amb un sol interlocutor.
Les dades de Microsoft 365 també necessiten còpia de seguretat
És una de les idees més esteses i equivocades: «Microsoft ja guarda les meves dades». Microsoft es responsabilitza que el servei funcioni i de la disponibilitat de la plataforma, però la protecció de la informació és responsabilitat de l'empresa. Un empleat que esborra per error una bústia, un atac de ransomware que xifra els arxius sincronitzats o un compte compromès poden fer perdre dades, i les papereres i versions que ofereix el servei tenen terminis limitats.
Per això recomanem una còpia de seguretat independent de correu, OneDrive, SharePoint i Teams, amb verificació periòdica. Ho expliquem a la nostra pàgina de còpies de seguretat.
Què et recomanem fer
- Compta quants usuaris hi ha i de quin tipus. Qui treballa amb documents cada dia, qui només amb correu i qui maneja informació sensible.
- Tria el pla per perfil, no per empresa. Combinar plans sol sortir millor que posar el més alt a tothom.
- Comprova el preu vigent en el moment de contractar, perquè canvia.
- Planifica la migració. Amb data, sense pressa i fora de l'horari laboral.
- Activa la MFA des del primer dia i ajusta els permisos.
- Contracta una còpia de seguretat de les dades de Microsoft 365 i verifica que es pot restaurar.
Errors habituals amb Microsoft 365
- Contractar el mateix pla per a tothom. Pagues funcions que alguns usuaris no necessiten, o deixes sense elles els qui sí.
- Deixar la configuració per defecte. Sense ajustos de seguretat, compartir arxius o rebre phishing resulta massa fàcil.
- No activar el segon factor. És la causa més freqüent de comptes compromesos.
- Pensar que Microsoft fa la còpia. La responsabilitat sobre les dades és teva.
- Migrar el correu sense avisar l'equip. Genera confusió i trucades el primer dia.
- No donar de baixa qui se'n va. Comptes i llicències oblidades són un risc i una despesa.
I Google Workspace?
Google Workspace és l'alternativa més coneguda: Gmail amb el teu domini, Drive, Meet i documents col·laboratius al navegador. Pot encaixar si el teu equip ja treballa amb eines de Google o prefereix l'edició en línia. Microsoft 365 sol ser l'opció natural si fas servir molt Excel, Outlook o aplicacions d'escriptori, o si el teu ERP i els teus programes s'integren amb Office. A CSI treballem amb les dues plataformes i t'ajudem a decidir segons el teu cas.
Preguntes freqüents
Quina diferència hi ha entre Microsoft 365 Business Basic i Standard?
La principal és que Standard inclou les aplicacions d'Office d'escriptori (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) instal·lades a l'ordinador, mentre que Basic només ofereix les versions web i mòbil. La resta de serveis, com Exchange, Teams i OneDrive d'1 TB, és el mateix.
Què afegeix Business Premium?
Seguretat avançada i gestió de dispositius: Intune, Defender for Business i Entra ID P1 amb accés condicional, a més de tot el de Standard.
Quants usuaris admeten els plans Business?
Fins a 300 usuaris. Per sobre cal fer servir els plans Enterprise.
Puc tenir plans diferents per a usuaris diferents?
Sí. Els plans es poden barrejar per usuari dins de la mateixa empresa, cosa que permet ajustar el cost al que necessita cada perfil.
Quant costa Microsoft 365 per a empreses?
Els preus canvien i depenen del pla i del tipus de facturació, per això convé consultar-los en el moment de contractar. Si ens demanes pressupost, te'l preparem amb les llicències ajustades a cada usuari.
Cal una còpia de seguretat si ja faig servir Microsoft 365?
Sí. Microsoft garanteix el servei, però la protecció de les teves dades davant d'esborraments, errors o ransomware és responsabilitat de l'empresa. Una còpia independent és la manera d'assegurar-ho.
Microsoft 365 amb CSI
CSI treballa des del 1988 i és partner de Microsoft. T'ajudem a triar els plans, migrar el correu i els arxius, configurar la seguretat i mantenir l'entorn, amb suport en castellà i català per a empreses de tot Espanya. Consulta el nostre servei de Cloud i Microsoft 365 o demana'ns pressupost sense compromís.