Microsoft 365 es mucho más que Word y Excel: es el correo profesional, Teams, el almacenamiento en la nube y, según el plan, la seguridad y la gestión de los dispositivos de toda la empresa. Para pymes hay tres planes principales, Business Basic, Standard y Premium, y elegir bien evita pagar de más o quedarte corto. Te explicamos qué incluye cada uno y cuál suele encajar según tu empresa.
Qué es Microsoft 365 para empresas
Es una suscripción por usuario que reúne en un mismo servicio las herramientas de trabajo diarias de una empresa: correo con tu propio dominio (Exchange Online), videoconferencias y chat (Teams), archivos compartidos (OneDrive y SharePoint) y las aplicaciones de Office. Todo se administra desde un único panel y los datos están en la nube de Microsoft, accesibles desde cualquier lugar.
Los planes Business están pensados para pymes y admiten hasta 300 usuarios. Por encima de esa cifra hay que pasar a los planes Enterprise. Además, los planes se pueden mezclar por usuario: no hace falta que toda la empresa tenga el mismo.
Los tres planes, de un vistazo
Comparativa de Business Basic, Standard y Premium
| Business Basic | Business Standard | Business Premium | |
|---|---|---|---|
| Correo con Exchange y dominio propio | Sí | Sí | Sí |
| Teams (chat, reuniones, llamadas) | Sí | Sí | Sí |
| OneDrive (1 TB por usuario) y SharePoint | Sí | Sí | Sí |
| Office en web y móvil | Sí | Sí | Sí |
| Office de escritorio (Word, Excel, Outlook…) | No | Sí | Sí |
| Gestión de dispositivos (Intune) | No | No | Sí |
| Defender for Business (protección de equipos) | No | No | Sí |
| Entra ID P1 y acceso condicional | No | No | Sí |
| Usuarios máximos | 300 | 300 | 300 |
Los precios y las condiciones cambian con el tiempo y varían según el tipo de facturación, así que conviene consultarlos siempre en el momento de contratar. Tampoco damos aquí cifras de almacenamiento de buzones o de SharePoint, porque Microsoft las ajusta.
Qué plan elegir según tu empresa
Business Basic funciona bien para empleados que solo necesitan correo, Teams y trabajar con documentos en el navegador: personal de almacén, tienda o taller que usa un ordenador compartido. Business Standard es la opción habitual para quien trabaja con documentos y hojas de cálculo a diario y quiere las aplicaciones completas en su ordenador, sin límites de la versión web.
Business Premium es el que recomendamos cuando la empresa gestiona información sensible, tiene teletrabajo o dispositivos personales, o quiere controlar quién accede a qué desde dónde. Incluye la gestión de dispositivos con Intune, la protección de equipos con Defender for Business y el acceso condicional de Entra ID P1. Para muchas pymes es el plan que sustituye a una suma de herramientas de seguridad sueltas.
Y como los planes se pueden combinar, lo habitual es una mezcla: Premium para dirección y administración, Standard para quien trabaja con documentos y Basic para perfiles más sencillos.
Migrar a Microsoft 365 sin parar el trabajo
El paso más delicado es pasar el correo, el calendario y los archivos al nuevo entorno. Una migración bien hecha incluye:
- Un estudio previo: cuántos buzones hay, qué volumen de datos, qué programas se conectan al correo.
- La configuración del dominio y del correo, para que no se pierdan mensajes durante el cambio.
- El traspaso de buzones, contactos, calendarios y carpetas, normalmente fuera del horario laboral.
- La migración de los archivos del servidor a OneDrive o SharePoint, con los permisos bien definidos.
- La formación básica del equipo y un periodo de soporte reforzado los primeros días.
En CSI hacemos estas migraciones y dejamos el entorno configurado y seguro; puedes ver el servicio de Cloud y Microsoft 365.
Seguridad básica: activa la autenticación multifactor
El correo y los archivos en la nube son un objetivo habitual de los ataques: una contraseña robada puede bastar para entrar. La medida más eficaz y sencilla es la autenticación multifactor (MFA): además de la contraseña, se pide una segunda comprobación, por ejemplo una aprobación en el móvil.
Más sobre cómo protegernos en ciberseguridad para empresas.
Actualizaciones, antivirus, copias y soporte en remoto, con un solo interlocutor.
Los datos de Microsoft 365 también necesitan copia de seguridad
Es una de las ideas más extendidas y equivocadas: «Microsoft ya guarda mis datos». Microsoft se responsabiliza de que el servicio funcione y de la disponibilidad de la plataforma, pero la protección de la información es responsabilidad de la empresa. Un empleado que borra por error un buzón, un ataque de ransomware que cifra los archivos sincronizados o una cuenta comprometida pueden hacer perder datos, y las papeleras y versiones que ofrece el servicio tienen plazos limitados.
Por eso recomendamos una copia de seguridad independiente de correo, OneDrive, SharePoint y Teams, con verificación periódica. Lo explicamos en nuestra página de copias de seguridad.
Qué te recomendamos hacer
- Cuenta cuántos usuarios y de qué tipo hay. Quién trabaja con documentos a diario, quién solo con correo y quién maneja información sensible.
- Elige el plan por perfil, no por empresa. Combinar planes suele salir mejor que poner el más alto a todos.
- Comprueba el precio vigente en el momento de contratar, porque cambia.
- Planifica la migración. Con fecha, sin prisas y fuera del horario laboral.
- Activa la MFA desde el primer día y ajusta los permisos.
- Contrata una copia de seguridad de los datos de Microsoft 365 y verifica que se puede restaurar.
Errores habituales con Microsoft 365
- Contratar el mismo plan para todos. Pagas funciones que algunos usuarios no necesitan, o dejas sin ellas a quienes sí.
- Dejar la configuración por defecto. Sin ajustes de seguridad, compartir archivos o recibir phishing resulta demasiado fácil.
- No activar el segundo factor. Es la causa más frecuente de cuentas comprometidas.
- Pensar que Microsoft hace la copia. La responsabilidad sobre los datos es tuya.
- Migrar el correo sin avisar al equipo. Genera confusión y llamadas el primer día.
- No dar de baja a quien se va. Cuentas y licencias olvidadas son un riesgo y un gasto.
¿Y Google Workspace?
Google Workspace es la alternativa más conocida: Gmail con tu dominio, Drive, Meet y documentos colaborativos en el navegador. Puede encajar si tu equipo ya trabaja con herramientas de Google o prefiere la edición en línea. Microsoft 365 suele ser la opción natural si usas mucho Excel, Outlook o aplicaciones de escritorio, o si tu ERP y tus programas se integran con Office. En CSI trabajamos con las dos plataformas y te ayudamos a decidir según tu caso.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre Microsoft 365 Business Basic y Standard?
La principal es que Standard incluye las aplicaciones de Office de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) instaladas en el ordenador, mientras que Basic ofrece solo las versiones web y móvil. El resto de servicios, como Exchange, Teams y OneDrive de 1 TB, es el mismo.
¿Qué añade Business Premium?
Seguridad avanzada y gestión de dispositivos: Intune, Defender for Business y Entra ID P1 con acceso condicional, además de todo lo de Standard.
¿Cuántos usuarios admiten los planes Business?
Hasta 300 usuarios. Por encima hay que usar los planes Enterprise.
¿Puedo tener planes distintos para usuarios distintos?
Sí. Los planes se pueden mezclar por usuario dentro de la misma empresa, lo que permite ajustar el coste a lo que necesita cada perfil.
¿Cuánto cuesta Microsoft 365 para empresas?
Los precios cambian y dependen del plan y del tipo de facturación, por lo que conviene consultarlos en el momento de contratar. Si nos pides presupuesto, te lo preparamos con las licencias ajustadas a cada usuario.
¿Hace falta una copia de seguridad si ya uso Microsoft 365?
Sí. Microsoft garantiza el servicio, pero la protección de tus datos frente a borrados, errores o ransomware es responsabilidad de la empresa. Una copia independiente es la forma de asegurarlo.
Microsoft 365 con CSI
CSI trabaja desde 1988 y es partner de Microsoft. Te ayudamos a elegir los planes, migrar el correo y los archivos, configurar la seguridad y mantener el entorno, con soporte en castellano y catalán para empresas de toda España. Consulta nuestro servicio de Cloud y Microsoft 365 o pídenos presupuesto sin compromiso.