Que és la factura electrònica i com ens afecta?
A modus general, una factura electrònica és una factura digital, és a dir, que s’emet i es rep per mitjans electrònics, com podria ser un programa de facturació electrònica… Segons el reglament vigent des de 2012.
Ens apareix aquí la novetat: en les operacions entre empreses i autònoms ( B2B) la factura electrònica serà obligatòria en el futur, però no una factura qualsevol com les d’ara ( en PDF per exemple ) sinó una factura digital amb dades estructurades amb la finalitat que un programa els pugui llegir automàticament.
Exemples d’aquests formats son XML, com FacturaE per a facturar a administracions públiques ( que ja està en vigor ) , o UBL, que permeten que programes de facturació i comptabilitat les entenguin sense errades. Aquest nou tipus de factura cal fer-lo servir al vendre o comprar a altres empreses o autònoms dins Espanya, i parlem en futur, ja que encara s’ha d’aprovar el reglament de factura electrònica i un cop aprovat les empreses disposaran d’un any per l’acompliment i dos anys per als autònoms.
Què cal configurar per generar factures electròniques a Clients ?
Primer de tot necessitem un certificat digital d’un autoritzat de l’empresa en qüestió en cas de ser persona jurídica, o el certificat de la persona física que factura.
Aquest certificat s’ha d’introduir a l’ordinador que generi les factures electròniques, i renovar-lo cada cop que caduqui.
Això ho hem de fer per introduir-lo: Anar al Panel de control, “Opciones de internet” , pestanya contingut, fer clic al boto “Certificados”, e importar el certificat esmentat, que haurà d’aparèixer a la llista. És important que el certificat quan s’importi estigui marcada l’opció d’exportable.
Aquest certificat s’ha de mantenir al dia, sense que caduqui per no tindre problemes.
En segon pas hem d’activar a manteniment de clientes la factura-e ( marcat en vermell a la imatge ). En el cas d’administracions públiques també caldrà emplenar les dades de “oficina Contable”, “Organo gestor”, “unidad tramitadora”, “organo promotor”, etc. “Dirección d’envio” es la URL de la web on aquest client vol que li pugem les factures-E.
En administracions habitualment son; https://efact.aoc.cat/ i https://face.gob.es/
En el cas d’empreses no públiques no cal emplenar res.
Com que normalment les factures electròniques s’envien per correu electrònic es aconsellable emplenar les caselles al respecte, i també si es vol que el PDF que acompanyarà el fitxer XML de factura electrònica el volem signar electrònicament per garantir l’autenticitat i la integritat d’aquest.
Com generar El fitxer XML de la Factura-E i enviar-lo al client, ho podem fer d’una manera automatitzada o bé individualment.
A Comercial clientes tenim «Envio de facturas por Email».
On aplicant els filtres i dates corresponents, i actualitzant, ens sortiran totes les factures de clients que tenen activat l’enviament per email de Factura i Factura Electrònica, i podrem fer un enviament massiu. Haurem de marcar si volem enviar PDF, FacturaE, etc..
O podem generar fitxers XML de factura-E agrupats per client o individuals i guardar-los al nostre ordinador per després gestionar-los, per fer-los arribar a les empreses privades o entitats publiques pels canals que ens hagin habilitat (web, aplicació pròpia, o correu electrònic)
Com rebre Factures electròniques dels nostres proveïdors / creditors ?
Des de comercial a proveïdores podrem entrar i validar amb els albarans entrats de proveïdors / creditors les quals gestionem des de comercial, amb entrada de articles.
La opció es Comercial / proveïdors / FacturaE Importar
On seleccionarem el fitxer de la FacturaE i validarem amb un albarà de proveïdor que tinguem introduït al Praxis.
També podem introduir directament a Financer factures de proveïdors i creditors que no gestionem per comercial. I ens assistirà per crear un apunt a partir de les dades del fitxer de Factura-E que introduïm.
A l’opció Financiero / Utilidades / importar Compras FacturaE
