Automatització de processos per a empreses i pimes
Factures que algú tecleja, dades que es copien d'un programa a un altre, informes que es refan cada mes. Automatitzem aquestes tasques perquè el teu equip deixi de perdre hores en feina repetitiva i cometi menys errors, amb el teu ERP al centre.
- Menys hores
- Menys errors
- Amb el teu ERP
- Arriba una factura de proveïdorper correu, en PDF
- La IA llegeix les dadesproveïdor, data, línies, imports i IVA
- Es comprova amb la comandasi alguna cosa no quadra, avisa una persona
- Entra a l'ERPsense teclejar res
Què és l'automatització de processos?
Automatitzar un procés és fer que una tasca repetitiva l'executi un programa en lloc d'una persona: llegir documents, passar dades entre aplicacions, enviar avisos o preparar informes. Una tasca és bona candidata quan es repeteix sovint, segueix unes regles clares i treballa amb dades digitals. La persona deixa de teclejar i passa a revisar només les excepcions.
- Repetitivaes fa moltes vegades al mes
- Amb regleses pot explicar pas a pas
- Digitalles dades ja són en un fitxer o programa
- Mesurablesaps quant de temps costa avui
Processos que es poden automatitzar en una pime
Els més habituals en els nostres clients. Cadascun es pot posar en marxa per separat.
Factures i albarans de proveïdor
Es llegeixen amb IA, es comproven amb la comanda i entren a l'ERP. Una persona només revisa el que no quadra.
Comandes de clients
Les comandes que arriben per la botiga en línia, per correu o en Excel es converteixen en comandes de l'ERP sense teclejar-les.
Dades entre programes
Clients, articles, tarifes i estoc sincronitzats entre l'ERP, el web, el CRM o els fulls de càlcul.
Avisos automàtics
Estoc per sota del mínim, cobraments vençuts, comandes endarrerides o certificats que caduquen, avisats a la persona adequada.
Informes que es preparen sols
Vendes, marges o producció enviats cada dilluns per correu o en un tauler, sense exportar ni refer fulls.
Correus i sol·licituds
Correus entrants classificats per tema, sol·licituds que creen una tasca i respostes habituals preparades per revisar.
Com calcular si et compensa automatitzar
Un compte senzill et diu quant de temps perds avui en una tasca.
Temps al mes = minuts per vegada × vegades al mes ÷ 60. Si ho multipliques pel cost per hora de la persona que ho fa, tens el que et costa la tasca cada mes.
| Exemple de tasca | Minuts per vegada | Vegades al mes | Hores al mes |
|---|---|---|---|
| Teclejar factures de proveïdor | 3 | 400 | 20 h |
| Passar comandes web a l'ERP | 4 | 300 | 20 h |
| Preparar l'informe setmanal de vendes | 90 | 4 | 6 h |
| Revisar a mà l'estoc mínim | 30 | 20 | 10 h |
Són exemples per fer el compte, no dades d'un client concret. Si una tasca t'ocupa més d'unes poques hores al mes i segueix sempre els mateixos passos, val la pena estudiar-la.
Tres maneres d'automatitzar: quina convé en cada cas
No hi ha una eina per a tot. Triem la més senzilla que resolgui el teu cas.
| Manera | Quan convé | Exemple |
|---|---|---|
| Fluxos amb Power Automate | Tasques entre aplicacions de Microsoft 365 i serveis coneguts | Desar els adjunts d'una bústia en una carpeta i avisar a Teams |
| Integració a mida | Quan l'ERP o un altre programa ha d'intercanviar dades de manera fiable | Comandes de la botiga en línia que entren com a albarans |
| IA per a documents i text | Quan la informació arriba en PDF, imatge o correu i cal entendre-la | Llegir factures de proveïdors amb formats diferents |
Moltes vegades es combinen: la IA llegeix el document, una integració el passa a l'ERP i un flux avisa la persona quan hi ha una excepció. Els nostres programadors ho desenvolupen amb programació amb IA, cosa que redueix el temps i el cost de cada automatització.
Comencem per un procés i el mesurem
Llista de tasques
Repassem amb tu quines tasques repetitives us prenen més temps.
N'escollim una
La de més estalvi i menys dificultat, amb el seu compte d'hores.
Prova amb les teves dades
L'automatitzem en un entorn controlat i la proveu.
Posada en marxa
Amb avisos si alguna cosa falla i una persona que revisa les excepcions.
Següent procés
Mesurem l'estalvi i, si compensa, passem al següent.
Errors habituals en automatitzar processos
| L'error | Com l'evitem |
|---|---|
| Automatitzar un procés desordenat | Primer simplifiquem el procés; després l'automatitzem |
| Que ningú se n'assabenti quan alguna cosa falla | Cada automatització avisa dels errors i deixa registre del que fa |
| Treure la persona del tot | La persona revisa les excepcions i els casos dubtosos |
| Dependre d'una eina que ningú controla | Documentem cada automatització i la mantenim amb el mateix equip |
| Començar per un projecte enorme | Un procés cada vegada, amb l'estalvi mesurat |
Continua explorant
- Programes a midaQuè desenvolupem, exemples i com treballem.Veure'n més
- Programació amb IACom la IA redueix el temps i el cost del desenvolupament.Veure'n més
- Integració amb l'ERPEl teu ERP connectat amb la teva aplicació, la botiga en línia o el maquinari.Veure'n més
- IA per a empresesLectura de documents, assistents i previsions a la teva empresa.Veure'n més
Preguntes freqüents sobre l'automatització de processos
Quins processos es poden automatitzar en una pime?
Els que es repeteixen sovint, segueixen unes regles clares i treballen amb dades digitals: entrada de factures i comandes, traspàs de dades entre programes, avisos d'estoc o de cobraments, informes periòdics i classificació de correus.
Quant costa automatitzar un procés?
Depèn dels programes que hi intervinguin i de les excepcions que calgui tractar. Una automatització concreta sol ser un projecte petit. Primer calculem amb tu les hores que t'estalviarà i després et preparem un pressupost sense compromís.
Necessito canviar d'ERP per automatitzar?
No. Treballem amb l'ERP que ja tens si permet connectar-s'hi. Si fas servir Praxis, la integració és directa perquè en som els fabricants. Més sobre la integració amb l'ERP.
Quina diferència hi ha entre automatitzar amb RPA i amb una integració?
L'RPA imita els clics d'una persona a la pantalla; una integració connecta els programes per dins. Sempre que es pugui, preferim la integració, perquè és més fiable i no es trenca quan canvia una pantalla.
La IA pot llegir factures amb formats diferents?
Sí. La IA extreu les dades de factures i albarans encara que cada proveïdor faci servir un format diferent. Els casos dubtosos passen a una persona abans d'entrar a l'ERP.
Què passa si una automatització falla?
Cada automatització avisa quan alguna cosa no funciona i desa un registre del que ha fet. Així es corregeix a temps i no es perd cap document.
Treballeu amb empreses de tot Espanya?
Sí. Ho fem en remot amb empreses de tot Espanya, en castellà i català.
Parlem del teu projecte
Explica'ns què necessites i a CSI et proposarem la millor manera de fer-ho, sense compromís.