¿Qué es la factura electrónica y cómo nos afecta?
En términos generales, una factura electrónica es una factura digital, es decir, que se emite y se recibe por medios electrónicos, como podría ser un programa de facturación electrónica… Según el reglamento vigente desde 2012.
Aquí aparece la novedad: en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B) la factura electrónica será obligatoria en el futuro, pero no una factura cualquiera como las de ahora (en PDF, por ejemplo), sino una factura digital con datos estructurados con el fin de que un programa pueda leerlos automáticamente.
Ejemplos de estos formatos son XML, como FacturaE para facturar a administraciones públicas (que ya está en vigor), o UBL, que permiten que los programas de facturación y contabilidad las entiendan sin errores. Este nuevo tipo de factura hay que utilizarlo al vender o comprar a otras empresas o autónomos dentro de España, y hablamos en futuro, ya que todavía debe aprobarse el reglamento de factura electrónica y, una vez aprobado, las empresas dispondrán de un año para cumplirlo y los autónomos de dos años.
¿Qué hay que configurar para generar facturas electrónicas a Clientes?
En primer lugar necesitamos un certificado digital de un autorizado de la empresa en cuestión en caso de ser persona jurídica, o el certificado de la persona física que factura.
Este certificado debe instalarse en el ordenador que genere las facturas electrónicas, y renovarlo cada vez que caduque.
Para instalarlo hay que hacer lo siguiente: Ir al Panel de control, “Opciones de internet”, pestaña Contenido, hacer clic en el botón “Certificados” e importar el certificado mencionado, que deberá aparecer en la lista. Es importante que, al importar el certificado, esté marcada la opción de exportable.
Este certificado debe mantenerse al día, sin que caduque, para no tener problemas.
Como segundo paso, hay que activar la factura-e en el mantenimiento de clientes (marcado en rojo en la imagen). En el caso de administraciones públicas también habrá que rellenar los datos de “Oficina Contable”, “Órgano gestor”, “Unidad tramitadora”, “Órgano promotor”, etc. “Dirección de envío” es la URL de la web donde este cliente quiere que le subamos las facturas-E.
En administraciones habitualmente son: https://efact.aoc.cat/ y https://face.gob.es/
En el caso de empresas no públicas no hay que rellenar nada.
Como normalmente las facturas electrónicas se envían por correo electrónico, es aconsejable rellenar las casillas correspondientes, e indicar también si queremos firmar electrónicamente el PDF que acompañará al fichero XML de factura electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.
Generar el fichero XML de la Factura-E y enviarlo al cliente lo podemos hacer de manera automatizada o bien individualmente.
En Comercial clientes tenemos «Envio de facturas por Email».
Aplicando los filtros y fechas correspondientes, y actualizando, nos aparecerán todas las facturas de clientes que tienen activado el envío por email de Factura y Factura Electrónica, y podremos hacer un envío masivo. Deberemos marcar si queremos enviar PDF, FacturaE, etc.
O podemos generar ficheros XML de factura-E agrupados por cliente o individuales y guardarlos en nuestro ordenador para gestionarlos después, y hacerlos llegar a las empresas privadas o entidades públicas por los canales que nos hayan habilitado (web, aplicación propia o correo electrónico).
¿Cómo recibir facturas electrónicas de nuestros proveedores / acreedores?
Desde Comercial, en proveedores, podremos entrar y validar con los albaranes introducidos de proveedores / acreedores que gestionamos desde comercial, con entrada de artículos.
La opción es Comercial / Proveedores / FacturaE Importar
Donde seleccionaremos el fichero de la FacturaE y lo validaremos con un albarán de proveedor que tengamos introducido en Praxis.
También podemos introducir directamente en Financiero facturas de proveedores y acreedores que no gestionamos por comercial. Y nos asistirá para crear un apunte a partir de los datos del fichero de Factura-E que introduzcamos.
En la opción Financiero / Utilidades / Importar Compras FacturaE
