Obrir el PDF, buscar el NIF, teclejar la base, l'IVA i el total, comprovar l'albarà i arxivar. Així es registren encara moltes factures de proveïdor, una a una. Un lector OCR amb intel·ligència artificial pot fer-ho tot sol i deixar a la persona només les dubtoses. T'expliquem com funciona, quina diferència hi ha entre l'OCR clàssic i l'OCR amb IA, i com aconseguir que les factures entrin soles al teu programa de gestió.
Resum ràpid
| Pregunta | Resposta curta |
|---|---|
| Què fa un lector OCR de factures? | Llegeix la factura i en converteix el contingut en dades, sense teclejar |
| OCR clàssic o amb IA? | Amb IA: no necessita una plantilla per proveïdor |
| El més important és llegir? | No: és validar les dades i importar-les a l'ERP sense tocar res |
| Cal una persona? | Sí, però només per a les factures que no quadren |
| Puc llençar el paper? | Només amb digitalització certificada homologada per l'Agència Tributària |
| Afecta Verifactu? | No a les factures rebudes, només a les que emets |
Què és un lector OCR de factures
Un lector OCR de factures és un programa que llegeix una factura en PDF, en imatge o en paper escanejat i en converteix el contingut en dades: proveïdor, NIF, número de factura, dates, línies, bases imposables, tipus d'IVA, retencions i total. OCR són les sigles d'Optical Character Recognition, reconeixement òptic de caràcters.
Llegir, però, és només la meitat de la feina. El que de debò estalvia hores és el que ve després: comprovar que les dades són correctes i registrar la factura al programa de gestió sense que ningú hagi de copiar-les. Un lector OCR que deixa les dades en un full de càlcul o en una altra aplicació estalvia poc; un que les importa directament a l'ERP canvia la manera de treballar del departament d'administració.
OCR clàssic davant d'OCR amb intel·ligència artificial
Durant anys, l'OCR de factures va funcionar amb plantilles: calia ensenyar al programa on era cada dada a les factures de cada proveïdor. Quan un proveïdor canviava el disseny de la seva factura, la plantilla deixava de funcionar. La IA ha canviat això.
| Aspecte | OCR clàssic | OCR amb IA |
|---|---|---|
| Com troba les dades | Per posició, amb una plantilla per proveïdor | Entén la factura, com ho faria una persona |
| Proveïdor nou | Cal crear-ne la plantilla | Funciona des de la primera factura |
| Canvi de disseny de la factura | La plantilla falla | S'adapta sol |
| Línies de detall | Difícil i poc fiable | Extreu línies, quantitats i preus |
| Fotos de mòbil i escanejos torts | Resultats irregulars | Molt millor, tot i que la qualitat continua important |
| Risc principal | Dades al lloc equivocat | Una dada llegida amb seguretat però incorrecta: per això cal validar |
La conclusió pràctica: avui convé un lector que combini OCR i IA per llegir, i regles de validació que no depenguin de la IA per decidir si una dada és correcta.
Com funciona un lector OCR de factures, pas a pas
Aquest és el flux que seguim a CSI quan automatitzem l'entrada de factures de proveïdor d'una empresa:
- 1. Recepcióuna bústia o carpeta úniques per a totes les factures: PDF, imatge o escaneig
- 2. Lectura amb OCR i IAproveïdor, NIF, número, dates, línies, bases, IVA, retencions i venciments
- 3. Validació automàticaproveïdor conegut, no duplicada, totals i IVA que quadren, comanda o albarà
- 4. Revisió d'excepcionsnomés les factures que no quadren passen a una persona
- 5. Importació al programafactura de compra registrada, amb el PDF original vinculat
El pas 3 és el que marca la diferència entre un lector que dona feina i un que la treu. Aquestes són les comprovacions mínimes que hauria de fer:
- Proveïdor: el NIF existeix al teu programa i coincideix amb el nom.
- Duplicats: no hi ha una altra factura del mateix proveïdor amb el mateix número.
- Quadre: base + IVA − retenció = total, línia a línia i al peu.
- Tipus d'IVA: són tipus vàlids i coherents amb el que sols comprar a aquest proveïdor.
- Comanda o albarà: si treballes amb comandes, quantitats i preus coincideixen amb el que s'ha demanat o rebut.
- Dates: la data de factura és raonable i el venciment segueix les condicions del proveïdor.
Hem desenvolupat un lector OCR amb IA que les importa soles al programa de gestió. T'ho ensenyem.
Quines dades extreu un lector OCR d'una factura
Exemple: així queda una factura processada
Aquest és el resultat de llegir i validar una factura de proveïdor fictícia. Cada dada llegida passa les seves comprovacions abans d'entrar al programa:
| Dada | Valor llegit | Comprovació |
|---|---|---|
| Proveïdor | Subministraments Exemple, S.L. · B00000000 | Existeix a l'ERP |
| Número i data | F-2026/1187 · 03/11/2026 | No està duplicada |
| Comanda i albarà | PED-4521 · ALB-9830 | Quantitats i preus coincideixen |
| Base imposable | 1.250,00 € al 21 % | Tipus d'IVA vàlid |
| Quota d'IVA | 262,50 € | Quadra amb la base |
| Total | 1.512,50 € | Base + IVA = total |
| Venciment | 03/12/2026 · transferència | Segons les condicions del proveïdor |
Com que tot quadra, la factura s'importa sola. Si el preu d'una línia no coincidís amb la comanda, la factura aniria a la safata d'excepcions amb la diferència marcada, i una persona decidiria si s'accepta.
Tres maneres de tenir OCR de factures a la teva empresa
No totes les solucions fan el mateix. Abans de triar, convé saber en què es diferencien:
| Opció | Com funciona | Li va bé a… | A tenir en compte |
|---|---|---|---|
| Aplicació OCR independent | Una web o aplicació llegeix les factures i exporta les dades | Autònoms i empreses amb poques factures | Les dades cal passar-les després al programa de gestió |
| Mòdul OCR del teu programa | El mateix programa de facturació o comptabilitat inclou el lector | Empreses el programa de les quals ja l'ofereix | Llegeix, però no sempre valida contra comandes i albarans |
| Lector a mida integrat amb el teu ERP | Un lector amb IA i validacions fetes a les teves regles, que registra la factura al teu ERP | Empreses amb moltes factures, comandes i albarans | És un projecte, tot i que avui, amb programació amb IA, molt més assumible |
Si reps poques factures al mes, una aplicació senzilla sol bastar. Quan les factures es compten per centenars, hi ha comandes i albarans pel mig o vols que ningú hagi de copiar res, la diferència és la integració amb l'ERP. És el tipus de projecte que fem en integració amb l'ERP i automatització de processos.
Quant de temps estalvia automatitzar les factures de proveïdor
Pots calcular-ho en dos minuts: minuts per factura × factures al mes ÷ 60 = hores al mes. Compta tot el procés, no només teclejar: obrir el correu, buscar el proveïdor, comprovar l'albarà i arxivar el PDF.
| Factures al mes | 3 minuts per factura | 5 minuts per factura |
|---|---|---|
| 100 | 5 h al mes | 8 h al mes |
| 300 | 15 h al mes | 25 h al mes |
| 600 | 30 h al mes | 50 h al mes |
| 1.000 | 50 h al mes | 83 h al mes |
Són càlculs d'exemple, no resultats d'un client concret. Amb l'automatització, aquest temps es redueix a revisar les excepcions. A les hores s'hi suma el que no apareix a la taula: menys errors de tecleig, factures registrades el mateix dia i tancaments de mes més ràpids.
Errors habituals en automatitzar les factures amb OCR
| L'error | Què passa | Com evitar-lo |
|---|---|---|
| Refiar-se de la lectura sense validar | Un import ben llegit però incorrecte entra a la comptabilitat | Regles de quadre, IVA, duplicats i comanda abans d'importar |
| Factures per diversos camins | Unes arriben al correu de compres, altres al d'un comercial, altres en paper | Una única bústia o carpeta d'entrada |
| Quedar-se al full de càlcul | Es deixa de teclejar la factura, però es tecleja l'Excel | Importar directament al programa de gestió |
| Treure la persona del tot | Els casos estranys es colen sense que ningú els vegi | Safata d'excepcions revisada cada dia |
| Dades en eines sense control | Factures amb dades personals en serveis dels quals no saps on guarden la informació | Eines d'empresa i compliment del RGPD |
| Destruir el paper sense més | La còpia escanejada no substitueix legalment l'original | Conservar l'original o fer servir digitalització certificada |
Factures en paper, Verifactu i factura electrònica
Puc llençar les factures en paper? Només si es digitalitzen amb un programari de digitalització certificada homologat per l'Agència Tributària. Un lector OCR normal serveix per registrar les dades, però no converteix la imatge en un document amb el mateix valor que l'original. Recorda que les factures rebudes s'han de conservar durant anys: com a mínim el termini de prescripció fiscal i, segons el Codi de Comerç, sis anys.
I Verifactu? Verifactu afecta els programes amb els quals emets factures, no les que reps. Les factures de proveïdor es registren com sempre; l'OCR només canvia com entren les seves dades. Si en vols saber més, llegeix la nostra guia completa de Verifactu.
I quan arribi la factura electrònica entre empreses? Cada vegada més factures arribaran en format estructurat i es podran importar sense llegir-les. Però durant molt de temps conviuran amb PDF, paper i proveïdors petits o estrangers, de manera que un lector amb IA continuarà sent útil. T'ho expliquem a Verifactu s'ajorna a l'octubre de 2028.
Quines empreses treuen més partit de l'OCR de factures
Qualsevol empresa que rebi moltes factures de proveïdor estalvia temps, però hi ha perfils en què el canvi es nota especialment:
Com implantar-lo sense riscos: pla en cinc passos
- Comença pels proveïdors que més facturen. Normalment uns pocs proveïdors suposen bona part de les factures del mes. Automatitzar-los primer dona resultats ràpids.
- Unifica l'entrada. Demana als proveïdors que enviïn les factures a una sola adreça de correu, per exemple factures@lateva-empresa.
- Treballa unes setmanes en paral·lel. El lector proposa i la persona comprova, sense importar encara. Així s'ajusten les regles de validació amb factures reals.
- Mesura el percentatge que entra sense tocar. És l'indicador clau: quantes factures passen totes les validacions sense intervenció. A partir d'aquí s'activa la importació automàtica.
- Amplia i revisa cada mes. S'afegeixen la resta de proveïdors i es revisa la safata d'excepcions per millorar les regles.
Glossari ràpid
- OCR: reconeixement òptic de caràcters; converteix una imatge en text.
- Extracció de dades: identificar en aquest text què és el NIF, la base, l'IVA o el total.
- Validació: comprovar amb regles que les dades extretes són coherents i correctes.
- Creuament amb comanda i albarà: verificar que el que s'ha facturat coincideix amb el que s'ha demanat i rebut, en quantitats i preus.
- Safata d'excepcions: la llista de factures que no han passat alguna validació i que revisa una persona.
- Digitalització certificada: escaneig amb un programari homologat per l'Agència Tributària que permet prescindir del paper.
Com triar un lector OCR de factures: 8 preguntes
- Necessita plantilles per proveïdor? Millor un amb IA que no en necessiti.
- Llegeix les línies de detall o només els totals? Si treballes amb comandes i albarans, necessites les línies.
- Quines validacions fa? Quadre, IVA, NIF, duplicats i comanda, com a mínim.
- Importa directament al teu programa de gestió? Si no, continuaràs copiant dades.
- Com es revisen les excepcions? Demana veure la safata de factures dubtoses.
- On es guarden les factures i les dades? Pregunta pel RGPD i per la ubicació dels servidors.
- Quant costa per factura o per mes? Calcula amb el teu volum real.
- Qui et dona suport si alguna cosa falla? Millor qui conegui també el teu ERP.
Preguntes freqüents sobre l'OCR de factures
Què és un lector OCR de factures?
És un programa que llegeix una factura en PDF, imatge o paper escanejat i converteix el seu contingut en dades: proveïdor, NIF, número, dates, bases, IVA i totals, perquè no calgui teclejar-los.
Quina diferència hi ha entre l'OCR clàssic i l'OCR amb IA?
L'OCR clàssic converteix la imatge en text i necessita una plantilla per proveïdor per saber on és cada dada. L'OCR amb IA entén com és una factura i troba les dades encara que cada proveïdor faci servir un format diferent.
Es poden importar les factures automàticament a l'ERP?
Sí. Un lector integrat amb el programa de gestió registra la factura de compra, la vincula al proveïdor, a la comanda o a l'albarà i desa el PDF original, sense teclejar res. Les dubtoses passen abans per una persona.
L'OCR de factures comet errors?
Pot equivocar-se amb documents de mala qualitat o poc habituals. Per això un bon sistema valida les dades (totals, IVA, NIF, duplicats, comanda) i envia a revisió humana tot el que no quadra.
Puc llençar les factures en paper després d'escanejar-les?
Només si es digitalitzen amb un programari de digitalització certificada homologat per l'Agència Tributària. Un lector OCR normal serveix per registrar les dades, però no substitueix l'original en paper.
Verifactu afecta les factures que rebo de proveïdors?
No. Verifactu afecta els programes amb els quals s'emeten les factures. Les factures rebudes es registren com sempre, i l'OCR només canvia com entren les seves dades al teu programa.
Funciona amb factures escanejades o fotos del mòbil?
Sí, amb la IA els resultats són bons fins i tot amb escanejos i fotos, tot i que com millor és la imatge, menys excepcions hi ha. Les factures en PDF original són les que es llegeixen millor.
Necessito canviar de programa de gestió per automatitzar les factures?
No necessàriament. Si el teu programa permet importar dades, el lector s'hi pot integrar. Si fas servir l'ERP Praxis, la integració és directa perquè en som els fabricants.
Quant costa un lector OCR de factures?
Les aplicacions genèriques se solen pagar amb una quota mensual o per factura processada. Un lector integrat amb el teu ERP és un projecte a mida, el cost del qual depèn del volum de factures, dels formats i de les validacions que necessitis.
És segur enviar les factures a un sistema amb IA?
Les factures contenen dades d'empreses i, de vegades, de persones, de manera que cal complir el RGPD. Convé fer servir eines d'empresa, saber on es guarden les dades i limitar qui hi pot accedir.
Lector OCR de factures amb CSI
A CSI hem desenvolupat un lector OCR de factures amb IA que importa automàticament les factures de proveïdor al programa de gestió, amb validacions i una safata d'excepcions. L'adaptem als teus proveïdors, a les teves regles i al teu ERP. Descobreix què més podem fer en programes a mida, com treballem amb programació amb IA o com fem servir la intel·ligència artificial a l'empresa.
Article informatiu elaborat per CSI el novembre de 2026. La normativa sobre conservació i digitalització de factures pot canviar: consulta el teu cas amb el teu assessor fiscal.