Automatización de procesos para empresas y pymes
Facturas que alguien teclea, datos que se copian de un programa a otro, informes que se rehacen cada mes. Automatizamos esas tareas para que tu equipo deje de perder horas en trabajo repetitivo y cometa menos errores, con tu ERP en el centro.
- Menos horas
- Menos errores
- Con tu ERP
- Llega una factura de proveedorpor correo, en PDF
- La IA lee los datosproveedor, fecha, líneas, importes e IVA
- Se comprueba con el pedidosi algo no cuadra, avisa a una persona
- Entra en el ERPsin teclear nada
¿Qué es la automatización de procesos?
Automatizar un proceso es hacer que una tarea repetitiva la ejecute un programa en lugar de una persona: leer documentos, pasar datos entre aplicaciones, enviar avisos o preparar informes. Una tarea es buena candidata cuando se repite a menudo, sigue unas reglas claras y trabaja con datos digitales. La persona deja de teclear y pasa a revisar solo las excepciones.
- Repetitivase hace muchas veces al mes
- Con reglasse puede explicar paso a paso
- Digitallos datos ya están en un archivo o programa
- Mediblesabes cuánto tiempo cuesta hoy
Procesos que se pueden automatizar en una pyme
Los más habituales en nuestros clientes. Cada uno se puede poner en marcha por separado.
Facturas y albaranes de proveedor
Se leen con IA, se comprueban con el pedido y entran en el ERP. Una persona solo revisa lo que no cuadra.
Pedidos de clientes
Los pedidos que llegan por la tienda online, por correo o en Excel se convierten en pedidos del ERP sin teclearlos.
Datos entre programas
Clientes, artículos, tarifas y stock sincronizados entre el ERP, la web, el CRM o las hojas de cálculo.
Avisos automáticos
Stock por debajo del mínimo, cobros vencidos, pedidos retrasados o certificados que caducan, avisados a la persona adecuada.
Informes que se preparan solos
Ventas, márgenes o producción enviados cada lunes por correo o en un panel, sin exportar ni rehacer hojas.
Correos y solicitudes
Correos entrantes clasificados por tema, solicitudes que crean una tarea y respuestas habituales preparadas para revisar.
Cómo calcular si te compensa automatizar
Una cuenta sencilla te dice cuánto tiempo pierdes hoy en una tarea.
Tiempo al mes = minutos por vez × veces al mes ÷ 60. Si lo multiplicas por el coste por hora de la persona que lo hace, tienes lo que te cuesta la tarea cada mes.
| Ejemplo de tarea | Minutos por vez | Veces al mes | Horas al mes |
|---|---|---|---|
| Teclear facturas de proveedor | 3 | 400 | 20 h |
| Pasar pedidos web al ERP | 4 | 300 | 20 h |
| Preparar el informe semanal de ventas | 90 | 4 | 6 h |
| Revisar a mano el stock mínimo | 30 | 20 | 10 h |
Son ejemplos para hacer la cuenta, no datos de un cliente concreto. Si una tarea te ocupa más de unas pocas horas al mes y sigue siempre los mismos pasos, vale la pena estudiarla.
Tres formas de automatizar: cuál conviene en cada caso
No hay una herramienta para todo. Elegimos la más sencilla que resuelva tu caso.
| Forma | Cuándo conviene | Ejemplo |
|---|---|---|
| Flujos con Power Automate | Tareas entre aplicaciones de Microsoft 365 y servicios conocidos | Guardar los adjuntos de un buzón en una carpeta y avisar en Teams |
| Integración a medida | Cuando el ERP u otro programa tiene que intercambiar datos de forma fiable | Pedidos de la tienda online que entran como albaranes |
| IA para documentos y texto | Cuando la información llega en PDF, imagen o correo y hay que entenderla | Leer facturas de proveedores con formatos distintos |
Muchas veces se combinan: la IA lee el documento, una integración lo pasa al ERP y un flujo avisa a la persona cuando hay una excepción. Nuestros programadores lo desarrollan con programación con IA, lo que reduce el tiempo y el coste de cada automatización.
Empezamos por un proceso y lo medimos
Lista de tareas
Repasamos contigo qué tareas repetitivas os quitan más tiempo.
Elegimos una
La de más ahorro y menos dificultad, con su cuenta de horas.
Prueba con tus datos
La automatizamos en un entorno controlado y la probáis.
Puesta en marcha
Con avisos si algo falla y una persona que revisa las excepciones.
Siguiente proceso
Medimos el ahorro y, si compensa, pasamos a la siguiente.
Errores habituales al automatizar procesos
| El error | Cómo lo evitamos |
|---|---|
| Automatizar un proceso desordenado | Primero simplificamos el proceso; después lo automatizamos |
| Que nadie se entere cuando algo falla | Cada automatización avisa de los errores y deja registro de lo que hace |
| Quitar a la persona del todo | La persona revisa las excepciones y los casos dudosos |
| Depender de una herramienta que nadie controla | Documentamos cada automatización y la mantenemos con el mismo equipo |
| Empezar por un proyecto enorme | Un proceso cada vez, con el ahorro medido |
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Preguntas frecuentes sobre la automatización de procesos
¿Qué procesos se pueden automatizar en una pyme?
Los que se repiten a menudo, siguen unas reglas claras y trabajan con datos digitales: entrada de facturas y pedidos, traspaso de datos entre programas, avisos de stock o de cobros, informes periódicos y clasificación de correos.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Depende de los programas que intervengan y de las excepciones que haya que tratar. Una automatización concreta suele ser un proyecto pequeño. Primero calculamos contigo las horas que te ahorrará y después te preparamos un presupuesto sin compromiso.
¿Necesito cambiar de ERP para automatizar?
No. Trabajamos con el ERP que ya tienes si permite conectarse con él. Si usas Praxis, la integración es directa porque somos sus fabricantes. Más sobre la integración con el ERP.
¿Qué diferencia hay entre automatizar con RPA y con una integración?
El RPA imita los clics de una persona en la pantalla; una integración conecta los programas por dentro. Siempre que se pueda, preferimos la integración, porque es más fiable y no se rompe cuando cambia una pantalla.
¿La IA puede leer facturas con formatos distintos?
Sí. La IA extrae los datos de facturas y albaranes aunque cada proveedor use un formato diferente. Los casos dudosos pasan a una persona antes de entrar en el ERP.
¿Qué pasa si una automatización falla?
Cada automatización avisa cuando algo no funciona y guarda un registro de lo que ha hecho. Así se corrige a tiempo y no se pierde ningún documento.
¿Trabajáis con empresas de toda España?
Sí. Lo hacemos en remoto con empresas de toda España, en castellano y catalán.
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