Un client truca per demanar vint referències, un altre envia un WhatsApp amb una foto d'una llibreta i un tercer escriu un correu amb la comanda al cos del missatge. Algú de la teva oficina ho tecleja tot a l'ERP, amb el risc d'equivocar-se de referència o de preu. Un portal de comandes B2B fa que el client faci aquesta feina ell mateix, amb els seus preus i l'estoc real, i que la comanda arribi ja entrada al teu ERP. T'expliquem com funciona i què cal tenir en compte.
Resum ràpid
| Pregunta | Resposta curta |
|---|---|
| Què és un portal de comandes B2B? | Una web privada on els teus clients fan comandes i consulten el seu compte |
| És una botiga en línia? | No: preus per client, crèdit, facturació posterior i connexió amb l'ERP |
| Què el fa útil? | Que la comanda entra sola a l'ERP, sense teclejar-la |
| Què veu el client? | Les seves tarifes, l'estoc, el seu historial, albarans i factures |
| En temps real? | Estoc i risc, millor al moment; catàleg i imatges, de forma periòdica |
| Quina opció triar? | Depèn del teu ERP, de les teves tarifes i de quant el vulguis adaptar |
Què és un portal de comandes B2B
Un portal de comandes B2B, o portal de clients B2B, és una web privada on els teus clients professionals entren amb el seu usuari, veuen els seus preus i l'estoc, fan comandes i consulten el seu historial, albarans i factures. Funciona connectat al teu ERP: les dades en surten i les comandes hi tornen sense que ningú les copiï a mà. També se l'anomena extranet de clients o portal de venda B2B.
La idea és simple: treure de la teva oficina la feina de passar comandes i donar-la al client, que a més ho prefereix. Pot demanar a qualsevol hora, sense esperar que algú despengi el telèfon, i comprovar ell mateix què té en camí o quant deu.
Un portal així no substitueix el teu comercial ni el teu ERP. És una porta d'entrada ordenada a les dades i als processos que ja tens. Per això el que importa no és la pantalla bonica, sinó com es connecta amb l'ERP i quines regles del teu negoci respecta.
Portal de comandes B2B davant de botiga en línia B2C
S'assemblen per fora, però per dins resolen problemes diferents. Una botiga en línia ven a desconeguts; un portal B2B atén clients que ja coneixes, amb condicions pactades:
| Aspecte | Botiga en línia (B2C) | Portal de comandes B2B |
|---|---|---|
| Qui hi entra | Qualsevol persona | Només clients amb usuari |
| Preus | El mateix per a tothom | Tarifa, preus especials i descomptes de cada client |
| Pagament | Al moment, amb targeta | Crèdit, rebut, transferència o remesa; factura després |
| Risc i crèdit | No existeix | Es comprova el risc i el límit de cada client |
| Comandes | Poques línies, compra puntual | Moltes línies, comandes repetides, càrrega des d'Excel |
| Estoc | Disponible o esgotat | Quantitats reals, reserves, dates de reposició |
| Després de la comanda | Enviament i llestos | Albarà, factura, pendents, devolucions |
| Relació amb l'ERP | De vegades cap | És l'essencial: l'ERP mana |
Si a més vens al públic, pots tenir les dues coses amb el mateix ERP al darrere. El que no convé és intentar que una botiga B2C faci de portal B2B: acaba amb trucs per amagar preus i no cobreix el crèdit ni els albarans.
Com es connecta el portal amb el teu ERP
El portal no guarda pel seu compte els teus clients, els teus preus ni el teu estoc: els llegeix de l'ERP i li retorna les comandes. Si ho fes pel seu compte, tindries les dades duplicades i, tard o d'hora, diferents. És el mateix principi que expliquem a com connectar un ERP amb una aplicació per API: cada dada s'introdueix i es manté en un sol lloc.
El primer que cal decidir és quines dades viatgen al moment i quines de forma periòdica:
| Dada | Convé… | Per què |
|---|---|---|
| Estoc disponible | Al moment | Evita vendre el que no hi ha |
| Risc i límit de crèdit | Al moment | Decideix si la comanda pot entrar |
| Preu del client | Al moment, o amb actualitzacions freqüents | Cada client ha de veure el seu preu vigent |
| Comanda enviada | Al moment | El client espera confirmació |
| Albarans i factures | Periòdica, cada pocs minuts | No són urgents i es generen a l'ERP |
| Catàleg, descripcions i imatges | Periòdica, per exemple cada nit | Canvien poc i pesen molt |
Com més «al moment», més fiable és el que veu el client, però més n'exigeix al teu ERP i al teu servidor. La sincronització periòdica és més senzilla i sol bastar per al que canvia poc. La manera de connectar (API, base de dades o fitxers) depèn del que permeti el teu ERP; ho expliquem a la nostra pàgina d'integració amb l'ERP.
Així recorre una comanda el camí des del portal fins a l'albarà:
- 1. El client entraamb el seu usuari veu el seu catàleg, els seus preus i l'estoc
- 2. Fa la comandaa mà, repetint-ne una d'anterior o carregant un fitxer
- 3. Validacionsestoc, risc i límit de crèdit, mínims i condicions del client
- 4. Entra a l'ERPcomanda registrada amb client, línies, preus i condicions
- 5. Preparació i albaràel magatzem la prepara i es genera l'albarà com sempre
- 6. Torna al portalel client en veu l'estat, descarrega l'albarà i la factura
Fixa't que la persona de la teva oficina ja no tecleja res: només intervé quan hi ha una excepció, per exemple una comanda que supera el crèdit i espera aprovació. La resta del circuit (preparació, albarà, factura, cobrament) és el que ja tenies, i per això el portal no obliga a canviar la teva manera de treballar.
T'expliquem com seria un portal connectat al teu ERP, amb les teves tarifes i el teu estoc.
Funcions que hauria de tenir un portal de comandes B2B
No tot portal ho necessita tot. Aquesta llista et serveix per decidir què vols a la primera versió i què deixes per més endavant. Marca el que et faria guanyar temps avui:
- Tarifes i preus per client: cada client veu el seu preu, amb preus especials, descomptes per volum i condicions, tal com són a l'ERP.
- Estoc real: quantitat disponible, o simplement «disponible» i «no disponible», i avís dels articles que arriben aviat.
- Catàleg fàcil de fer servir: cerca per referència, descripció o codi de barres, famílies, imatges i fitxes.
- Repetir comanda: copiar una comanda anterior amb un clic i ajustar només el que canvia. És la funció que més s'utilitza en compres recurrents.
- Comanda ràpida: escriure o enganxar referències i quantitats, o carregar un Excel, sense navegar pel catàleg.
- Risc i límit de crèdit: avís al client i regles d'aprovació quan se supera.
- Historial de comandes: amb el seu estat: rebuda, en preparació, servida, facturada.
- Albarans i factures descarregables: en PDF, sense que el client te'ls demani per correu.
- Pendents de cobrament: què deu i quan venç, per reduir trucades d'administració.
- Devolucions i reclamacions: una manera ordenada de comunicar un problema amb una comanda.
- Diversos usuaris per client: compres, administració, magatzem, cadascun amb els seus permisos.
- Avisos per correu: confirmació de la comanda, canvis d'estat i albarans.
- Diversos idiomes: si tens clients que prefereixen un altre idioma, com ara català, castellà o anglès.
Una funció no tan visible però molt valuosa és el registre del que passa: qui va demanar què i quan, i què es va intercanviar amb l'ERP. Quan un client diu «jo aquesta comanda la vaig fer», pots comprovar-ho en segons.
Quines empreses treuen més partit d'un portal B2B
Un portal compensa on hi ha clients que demanen sovint, amb condicions pròpies i moltes referències. Aquests són els perfils en què més es nota:
Si tens pocs clients que demanen poc, probablement un portal sigui massa. I si els teus clients són sobretot particulars, el que necessites és una botiga en línia, no un portal B2B.
Portal a mida, plataforma o mòdul de l'ERP
Hi ha tres camins, i cap és el millor per a tothom. El que canvia és quant s'adapta al teu negoci i quant depèn d'altres:
| Opció | Com funciona | Li va bé a… | A tenir en compte |
|---|---|---|---|
| Plataforma de comerç electrònic adaptada a B2B | Es contracta una plataforma i es configura per a preus per client | Empreses que volen començar ràpid amb un catàleg senzill | Les tarifes complexes, el crèdit i la connexió amb l'ERP solen requerir desenvolupament extra |
| Mòdul de portal del teu ERP | El mateix ERP ofereix un portal de clients | Empreses l'ERP de les quals ja l'inclou | Aprofita les teves dades, però el disseny i les regles estan limitats al que ofereixi |
| Portal a mida connectat a l'ERP | Es desenvolupa amb les teves tarifes, les teves regles i la teva imatge, i es connecta a l'ERP | Empreses amb tarifes, risc i circuits propis | És un projecte, tot i que amb programació amb IA avui és més assumible |
Per decidir, fes-te tres preguntes. Els teus preus depenen de cada client i de regles complicades? Vols que la comanda entri a l'ERP sense passos intermedis? Necessites mostrar coses que el teu ERP calcula, com el risc o els pendents? Si les respostes són sí, la connexió pesa més que l'aspecte del portal. A programari a mida o estàndard et donem criteris per triar amb calma.
Si el vols a mida, és el tipus de projecte que fem en programes a mida. Amb Praxis la connexió és directa perquè en som els fabricants; si el teu ERP és un altre, estudiem què permet abans de prometre't res.
Seguretat, usuaris i RGPD en un portal de clients
Un portal B2B exposa dades del teu negoci i dels teus clients a través d'internet. Per això la seguretat es dissenya des del principi, no s'afegeix al final:
Pel que fa al RGPD, un portal tracta dades personals: noms, correus i telèfons dels contactes dels teus clients. Cal informar-los del tractament, guardar només el necessari, saber on s'allotgen les dades i tenir una manera de donar de baixa un usuari. Si el portal s'allotja fora de la teva empresa, comprova el contracte amb el proveïdor. Per a decisions concretes, consulta amb el teu assessor legal.
Com implantar un portal de comandes, pas a pas
- Defineix què vols que faci el client. Només comandes, o també factures, pendents i devolucions? Comença amb el que més feina et tregui.
- Revisa les dades de l'ERP. Articles duplicats, descripcions que només entén el teu magatzem, tarifes desordenades: en obrir el portal, tot això queda a la vista del client.
- Decideix què se sincronitza i com. Què viatja al moment (estoc, risc) i què de forma periòdica (catàleg, imatges), segons la taula d'abans.
- Construeix una primera versió senzilla. Catàleg, preus del client, carret, comanda cap a l'ERP i historial, amb usuaris i permisos.
- Prova-la amb pocs clients. Tria'n uns quants de confiança que demanin sovint. Les seves queixes i dubtes valen més que qualsevol prova interna.
- Llança per tandes i amplia. Convida la resta per grups, dona suport els primers dies i afegeix funcions segons el que s'utilitzi de debò.
Una última recomanació: no retiris de cop el telèfon ni el correu. Durant un temps conviuran amb el portal, i el teu equip pot animar cada client a passar-s'hi. Quan sigui més còmode, ho faran sols.
Errors habituals en muntar un portal B2B
- Mantenir les dades en dos llocs. Si el portal té la seva pròpia còpia de preus i estoc i l'actualitzes a mà, tard o d'hora no coincidirà amb l'ERP.
- Tractar el portal com una botiga en línia. Sense tarifes per client, crèdit ni albarans, el client professional tornarà a trucar-te per telèfon.
- Mostrar dades sense netejar. Descripcions internes, articles obsolets o preus mal assignats: el portal els exposa a tots els teus clients.
- Comandes que no entren bé a l'ERP. Si falla la connexió i ningú ho veu, el client creu que ha fet la comanda i tu no ho saps. Cal control d'errors i avisos.
- Oblidar les excepcions. Comandes que superen el crèdit, articles sense estoc o condicions especials necessiten una regla clara i una persona que decideixi.
- Voler-ho fer tot de cop. Una primera versió amb comandes i consulta és més útil que un portal enorme que no s'acaba mai.
- No acompanyar els clients. Sense una petita guia i un contacte d'ajuda, part d'ells seguirà demanant com sempre.
Exemple de projecte: portal de comandes per a un distribuïdor
Exemple de projecte (cas il·lustratiu, no un client concret): un distribuïdor atén ferreteries i comerços amb centenars de referències. Rep les comandes per telèfon, WhatsApp i correu, i una persona les passa a l'ERP. Hi ha errors de referència i de preu, i els clients pregunten una vegada i una altra què hi ha en estoc.
| Abans | Amb el portal | |
|---|---|---|
| Com demanen | Telèfon, WhatsApp i correu | Cada client entra al seu portal |
| Preus | El comercial els consulta i els dicta | El client veu la seva tarifa i els seus descomptes |
| Estoc | Cal preguntar | Ho veu al moment |
| Comandes repetides | Es dicten de nou | Les repeteix amb un clic |
| Entrada a l'ERP | Algú ho tecleja | La comanda entra directament |
| Factures i albarans | Es demanen per correu | Els descarrega ell mateix |
Així descrivim aquest tipus de projecte a la nostra pàgina de programes a mida. És una idea que encaixa en moltes pimes que venen a altres empreses; la feina de veritat és a la integració amb el teu ERP i en ajustar-la a les teves tarifes i a les teves regles de crèdit.
Si la teva empresa té altres processos manuals que es podrien automatitzar amb la mateixa lògica, a processos que una pime pot automatitzar tens més idees, i el lector OCR de factures és un projecte real nostre que funciona amb la mateixa filosofia: que la dada entri a l'ERP sense teclejar-la.
Preguntes freqüents sobre el portal de comandes B2B
Què és un portal de comandes B2B?
És una web privada on els teus clients professionals entren amb el seu usuari, veuen els seus preus i l'estoc, fan comandes i consulten el seu historial, factures i albarans. Les comandes entren directament al teu ERP, sense passar per telèfon, correu o WhatsApp.
En què es diferencia d'una botiga en línia?
Una botiga en línia ven al públic amb un preu igual per a tothom i pagament immediat. Un portal B2B és privat, mostra a cada client les seves tarifes i condicions, treballa amb crèdit i facturació posterior, i està connectat al teu ERP.
Pot cada client veure els seus propis preus i descomptes?
Sí. El portal pren de l'ERP la tarifa, els preus especials i els descomptes de cada client, de manera que dos clients poden veure preus diferents per al mateix article. Si canvies una tarifa a l'ERP, el portal la reflecteix.
Cal canviar d'ERP per tenir un portal B2B?
No necessàriament. El portal es connecta al teu ERP actual per API, base de dades o fitxers, segons el que permeti. Si l'ERP no ofereix cap via raonable de connexió, s'estudia abans de començar i se't diu amb claredat si és viable.
L'estoc que veu el client és el real?
Pot ser-ho. Si el portal consulta l'ERP en el moment, mostra l'estoc del magatzem. També pots decidir mostrar només «disponible» o «no disponible», o aplicar regles com reservar part de l'estoc, segons el que et convingui.
Les comandes del portal passen soles a l'ERP?
Sí. La comanda es registra a l'ERP com qualsevol altra, amb el client, les línies, els preus i les condicions. Des d'aquí segueix el seu circuit normal fins a l'albarà i la factura. Si alguna cosa falla, el sistema ho registra i avisa.
Què passa si un client supera el seu límit de crèdit?
Depèn de la regla que defineixis. El portal pot avisar el client, deixar la comanda pendent d'aprovació o bloquejar-la. La regla es basa en el risc i el límit de crèdit que ja tens a l'ERP.
És segur i compleix el RGPD?
Ho ha de ser per disseny: cada usuari només veu les dades de la seva empresa, amb permisos per rol, contrasenyes protegides, registre d'accessos i comunicació xifrada. A més, cal informar del tractament de dades i conservar-les només el temps necessari.
Quant costa un portal de comandes B2B?
Depèn de les funcions, del nombre de clients i usuaris, de com de bé estiguin les dades de l'ERP i de si es connecta en temps real. Una plataforma contractada es paga amb quota periòdica; un portal a mida és un projecte que es pressuposta després d'estudiar el teu cas.
Els meus clients hauran d'aprendre a fer-lo servir?
Poc. Un bon portal s'assembla a una botiga en línia, que tothom sap fer servir, i té dreceres per al que és habitual, com repetir una comanda anterior. Convé donar una petita guia i acompanyar els clients els primers dies.
Portal de comandes B2B amb CSI
A CSI desenvolupem programes a mida connectats al teu ERP, amb programació assistida per IA revisada per programadors. Un portal de comandes és un cas típic d'integració amb l'ERP: els teus clients veuen les seves tarifes i l'estoc, i les comandes entren sense teclejar. Treballem des de la nostra oficina o en remot, i si fas servir Praxis, la connexió és directa. Si no tens clar per on començar, explica'ns com et demanen avui els clients i et diem què seria viable.
Article informatiu elaborat per CSI el novembre de 2026. L'exemple de projecte és il·lustratiu i no correspon a un client concret. Les funcions i la viabilitat de la connexió depenen de cada ERP i es confirmen després d'estudiar el teu cas.