Canviar d'ERP imposa respecte: és el programa amb què es factura, es compra i es tanca el mes. Però una migració ben planificada no ha d'aturar l'empresa ni un sol dia. La clau és dividir-la en fases, provar en paral·lel i triar una data d'arrencada tranquil·la. En aquesta guia t'expliquem com es fa i quins riscos convé evitar.
Per què les empreses canvien d'ERP
Els motius més habituals són semblants en gairebé totes les empreses:
Si encara estàs valorant què buscar, comença per què és un ERP i per a què serveix i per com triar un ERP amb Verifactu.
Les fases d'una migració d'ERP
Una migració ordenada passa per set etapes. No cal que siguin llargues, però sí que es respectin.
- Anàlisi. Es documenta com treballa l'empresa: circuits, documents, tarifes, sèries de facturació, informes que es fan servir. També es decideix què es manté i què s'aprofita per millorar.
- Neteja i migració de dades. Es depuren clients duplicats, articles obsolets i saldos dubtosos abans de portar-los. Migrar dades brutes és traslladar el problema.
- Configuració. Es parametritza el sistema: empreses, impostos, formes de pagament, permisos i models de documents.
- Formació. Cada usuari aprèn allò que farà servir en el seu dia a dia, amb el seu perfil i amb dades reals.
- Proves en paral·lel. Es treballa un període amb casos reals al sistema nou mentre l'antic continua operatiu, i es comparen resultats.
- Arrencada. Es passa al sistema nou en una data triada amb calma, amb els saldos i pendents al dia.
- Seguiment. Durant les primeres setmanes es resolen dubtes, s'afinen ajustos i es revisen els primers tancaments.
Calendari orientatiu
Els terminis depenen de la mida de l'empresa, dels mòduls i de la quantitat de dades. Aquesta taula és només una referència orientativa:
| Fase | Durada orientativa | Què es fa |
|---|---|---|
| 1. Anàlisi | 1-2 setmanes | Entendre circuits i definir l'abast |
| 2. Neteja i migració de dades | 1-3 setmanes | Depurar i carregar mestres, saldos i pendents |
| 3. Configuració | 1-2 setmanes | Parametritzar empreses, impostos i documents |
| 4. Formació | 1-2 setmanes | Sessions per perfils, en remot o en aula |
| 5. Proves en paral·lel | 1-3 setmanes | Casos reals i comparació de resultats |
| 6. Arrencada | 1 dia assenyalat | Passar a producció en data tranquil·la |
| 7. Seguiment | 2-4 setmanes | Ajustos i primers tancaments amb suport |
Moltes fases se superposen, i un projecte senzill pot ser molt més curt. Un projecte complex, amb diverses empreses o seus, pot allargar-se. L'important és que el calendari s'acordi per escrit al principi.
Quan és el millor moment per arrencar
Tria una data en què hi hagi poca activitat i que faciliti la comptabilitat. El més pràctic sol ser:
Demo gratuïta, sense límit de dies, i pressupost a mida sense compromís.
Com evitar problemes durant el canvi
- Anomena un responsable intern que conegui els processos i pugui decidir. El projecte avança molt més de pressa amb un interlocutor clar.
- Conserva el sistema antic en consulta. Mantén l'accés a l'històric durant un temps, encara que ja no s'hi emetin documents.
- Fes una còpia de seguretat completa de les dades abans de qualsevol càrrega o canvi.
- Prova amb casos reals: una comanda, un albarà, una factura, un cobrament, un tancament. Si funcionen de principi a fi, vas bé.
- Forma tot l'equip abans de l'arrencada, no després. Ningú no hauria d'enfrontar-se al sistema nou per primera vegada el dia D.
- Quadra els saldos en arrencar: pendents de cobrament i de pagament, estoc i saldos comptables han de coincidir amb el sistema antic.
Errors freqüents en canviar d'ERP
- Migrar-ho tot sense netejar. Anys de dades duplicades o errònies es traslladen al sistema nou.
- Canviar en plena temporada alta. Un tancament de trimestre o un inventari no és el moment.
- Saltar-se les proves en paral·lel. És la manera més segura de detectar errors abans que afectin els clients.
- Deixar la formació per al final. Un equip sense formar genera incidències des del primer dia.
- Voler replicar el sistema vell al detall. Un canvi és també l'ocasió de simplificar processos.
Què sol sortir malament en un canvi d'ERP, i per què
La majoria dels problemes no vénen de la tecnologia, sinó de l'organització. Els més habituals són que ningú no tingui la responsabilitat del projecte, que les decisions es prenguin tard o que l'equip s'assabenti del canvi pocs dies abans de l'arrencada. Una migració funciona quan la direcció la recolza, cada departament aporta una persona que coneix els seus processos i el calendari es comunica amb temps.
També convé decidir aviat què passa amb el sistema antic: durant quant de temps es manté en consulta, qui hi pot accedir i com es conserven els documents ja emesos, que la llei obliga a guardar durant anys. Amb aquestes respostes clares des de l'anàlisi, el dia de l'arrencada deixa de ser un salt al buit i esdevé un pas més del pla.
Finalment, no subestimis el factor humà: un sistema nou canvia hàbits. Donar un marge raonable d'adaptació, i tenir algú a qui preguntar durant les primeres setmanes, marca la diferència entre una migració tensa i una de tranquil·la.
Preguntes freqüents
Es pot canviar d'ERP sense aturar l'empresa?
Sí. Amb una planificació per fases, proves en paral·lel i una arrencada en una data tranquil·la, l'activitat pot continuar amb normalitat. Allò habitual és que el canvi es noti en un dia assenyalat i no en una aturada prolongada.
Quant triga una migració d'ERP?
Depèn de la mida de l'empresa, dels mòduls i de les dades a migrar. Pot anar d'unes poques setmanes en projectes senzills a diversos mesos en els complexos. El millor és acordar un calendari en començar.
Quines dades es poden migrar del programa anterior?
Normalment clients, proveïdors, articles, tarifes, saldos i pendents. L'històric de documents depèn de cada cas. En l'anàlisi es decideix què es porta i què es deixa en consulta.
És millor canviar a principi d'any?
Facilita la comptabilitat perquè comences l'exercici amb un únic sistema, però no és obligatori. Un inici de mes tranquil també és una bona data, sobretot si gener és un mes carregat per a la teva empresa.
Cal formar tot l'equip?
Sí, cada persona segons el que farà servir. La formació abans de l'arrencada, amb dades reals, redueix les incidències de les primeres setmanes.
Què passa amb les meves dades si el programa actual deixa de funcionar?
Convé actuar abans que passi. Fes una còpia de seguretat completa i consulta amb el nou proveïdor com pot portar les dades; si necessites valorar costos, mira quant costa un ERP.
T'ajudem
A Centre de Soft Integral (CSI) acompanyem les empreses que migren a Praxis: migrem les dades del teu programa anterior, configurem el sistema, formem el teu equip en remot o a les nostres aules i et seguim de prop les primeres setmanes. Praxis el desenvolupem a Tarragona des de 1988, funciona al teu servidor o al núvol i està adaptat a Verifactu amb declaració responsable. T'atenem en català i castellà, amb resposta en un màxim de 4 hores. Demana la teva demo gratuïta, sense límit de dies, i un pressupost a mida.
Els terminis són orientatius i varien segons cada projecte. Article informatiu de caràcter general.